Magellano House

Gestionale ideato appositamente per risolvere le problematiche presentate dalla gestione delle strutture ricettive extra alberghiere, e quinidi degli affitti per il turismo.

Il flusso operativo può essere così sintetizzato:

• preventivo,
• richiesta di disponibilità,
• registrazione di opzioni,
• registrazione di prenotazioni con gestione anticipi,
• check-in cliente,
• stampe schedine ed Istat,
• addebito servizi a pagamento (extra),
• check-out cliente con emissione estratto/ricevuta/fattura,
• feedback,
• estratti conto e fatturazione agenzie,
• statistiche periodiche.

PRESENTAZIONE

Le disponibilità e le prenotazioni

La parte principale della procedura è un tabellone grafico, detto anche booking list, nel quale sono riportate le disponibilità degli alloggi, le opzioni e le prenotazioni registrate. Da questo punto è possibile avviare tutte le azioni necessarie all’attività gestionale:

• inserimento di opzioni e prenotazioni,
• spostamenti,
• scambi,
• inserimento periodi non prenotabili,
• modifica date di arrivo e partenza,
• check-in e check-out,
• stampa grafica delle disponibilità,
• ecc...

La booking è composta da righe contenenti tutti gli alloggi gestiti, i relativi posti letto, la tipologia e lo stato degli alloggi e da colonne contenenti i giorni o le settimane: è possibile gestire sia la booking giornaliera che quella settimanale.

I periodi occupati vengono visualizzati con colore differente per identificare a facilmente le opzioni, le prenotazioni dei clienti e le prenotazioni di ogni singola agenzia.

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Gli alloggi

Per ogni alloggio è presente una esauriente scheda informativa nella quale è possibile inserire tutti i dati anagrafici dell’alloggio stesso:

• le sue caratteristiche,
• la descrizione in 5 lingue,
• i servizi interni ed esterni,
• i servizi a pagamento,
• le foto ed i listini

Infine, il link alla pagina del Sito Internet, i periodi di affittabilità, le informazioni utili sulle località turistiche e le distanze dai servizi principali, tipo fermata autobus, stazione, aeroporto, ecc..., completano la scheda dell’alloggio.

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La gestione del cliente

La scheda del cliente e dell’agenzia sono state studiate con particolare attenzione, considerando quanto sia importante catalogare più informazioni possibili da utilizzare per statistiche, per effettuare azioni di marketing o più semplicemente per evitare di inserire gli stessi dati più volte.

Le schedine di notifica e l'Istat

Magellano elimina il troppo tempo dedicato alla registrazione manuale delle schedine di notifica, e molto di più quello per compilare i modelli Istat previsti per le strutture ricettive.

Le schedine di notifica, infatti, vengono generate automaticamente utilizzando le informazioni presenti nella scheda del cliente e vengono stampate e/o inviate alla Questura via mail, naturalmente ove previsto. Nella schedina, inoltre, sono riportati tutti i riferimenti alla normativa sulla Privacy. E’ possibile stampare per data anche un elenco delle schedine da inviare agli Enti che lo richiedono.

I modelli Istat gestiti sono l’Istat C/59, giornaliero, e la Tavola di Spoglio ,quindicinale o mensile; questi vengono generati automaticamente e, dove previsto, si possono inviare per via telematica.

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Il soggiorno del cliente

Magellano prevede tutte le funzionalità per la gestione del soggiorno del cliente: lista arrivi, check-in, addebito servizi aggiuntivi, lista addebiti, lista partenze, check-out con emissione di estratti conto e documenti fiscali.

Altri strumenti molto utili sono: la lista della situazione degli alloggi per pianificare le pulizie, l’elenco dei compleanni dei clienti alloggiati, l’archiviazione della scheda del cliente ed il feedback da inviare al cliente per posta elettronica dopo il soggiorno per avere le sue opinioni ed i suoi commenti.

I documenti e le E-Mail

Oltre alle numerose stampe gestionali:

• lista prenotazioni,
• arrivi,
• partenze,
• lista stato alloggi,
• estratti conto,
• statistiche,
• ecc...

vengono generati automaticamente alcuni documenti a corredo della prenotazione quali:

• conferma al cliente,
• voucher
• scheda interna.

Per tutte le stampe può essere attivata l’anteprima, l’invio tramite fax o E-Mail e l’esportazione in vari formati: PDF, Word, HTML, Excel, ecc...

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La gestione finanziaria e contabile

La gestione finanziaria e contabile dell’azienda è possibile grazie ad una serie di strumenti che consentono di tenere sotto controllo diversi aspetti di questa natura.

Le statistiche

In ogni azienda è di fondamentale importanza verificare l’andamento dell’attività passata ma avere previsioni anche per quella futura: Magellano fornisce un pacchetto di statistiche realizzate per fornire questi risultati.

Magellano ed il Web

Internet è diventato ormai uno strumento di lavoro importantissimo per le strutture ricettive e per il turismo in genere ed è sempre più sentita l’esigenza di inserire sul proprio Sito un sistema di prenotazioni on-line. Magellano è completamente integrato con la nostra piattaforma di prenotazioni Web denominata e-Booking Easy che può essere inserita, facilmente, in qualsiasi sito.

Con e-Booking Easy è possibile far effettuare transazioni sia dalle agenzie, B2B (business to business) tramite accesso riservato, sia dai turisti B2C (business to consumer) che possono prenotare e pagare con carta di credito.

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SINTESI CARATTERISTICHE

Booking list

* Booking dinamica fino 3 anni in linea
* Booking settimanale e giornaliera
* Gestione stagionalità per agenzie
* Gestione preventivi
* Gestione opzioni singole e gruppi
* Controllo automatico scadenza opzioni
* Gestione periodi non disponibili
* Gestione prenotazioni singole e gruppi
* Spostamenti, scambi e variazione date
* Gestione penali clienti
* Gestione allotment
* Listini illimitati in valuta
* Generazione listini automatica
* Offerte promozionali e Last minute

Gestione clienti

* Lista arrivi
* Lista partenze
* Lista situazione alloggi
* Gestione storico clienti
* Check-in
* Gestione cauzioni
* Stampa ed invio schedine
* Stampa ed invio Istat
* Gestione addebiti extra
* Riepilogo e situazione addebiti
* Check-out con emissione documenti
* Invio Feedback per e-mail
* Gestione contatori consumi
* Visualizzazione compleanni
* Visualizzazione alfabetica alloggiati

Informazioni anagrafiche

* Gestione contratto con agenzia
* Multilistino per cliente/agenzia
* Gestione sconti per cliente
* Gestione provvigioni per agenzia
* Glossario per inserimenti rapidi
* Rubrica
* Vocabolario
* Nazioni e Province

Informazioni contabili

* Stampe contabili (ricevuta fiscale, fattura)
* Fatturazione differita da ricevuta
* Riepilogo ricevute e fatture
* Estratto conto per cliente/agenzia
* Scadenze anticipi / saldi
* Solleciti di pagamento per e-mail
* Prima nota
* Archiviazione prenotazioni
* Esportazione dati contabili

Statistiche

* Dinamiche da Data a Data arrivo
* Dinamiche da Data a Data conferma
* Per alloggio
* Per tipologia di alloggio
* Per cliente
* Per nazione cliente
* Per canale di provenienza del cliente
* Per agenzia
* Per nazione agenzia
* Percentuale di occupazione giornaliera
* Percentuale di occupazione settimanale
* Riepilogo mensile per competenza
* Per gruppi prenotazioni
* Fatturato e utile in valore e percentuale
* Presenze giornaliere e settimanali
* Media prezzo giornaliero e settimanale

Stampe

* Anteprima stampa
* E-mail / fax per stampe cliente
* Stampa booking list in formato A4
* Voucher in 5 lingue
* Conferma prenotazione in 5 lingue
* Stampa prenotazione interna
* Stampa buste
* Stampa inventario alloggio
* Stampa listini
* Stampa opzioni in scadenza
* Stampa prenotazioni

Internet ed E-Mail

* Pubblicazione automatica su e-Booking
* Importazione da e-Booking
* Invio notifiche booking ad agenzie
* Invio e-mail documenti clienti
* Invio e-mail comunicazioni clienti
* Accesso all’Help Desk di Magellano per interventi in teleassistenza

Configurazione

* Attivazione gestione Multiaziendale
* Gestione colori personalizzabili per opzioni, prenotazioni, agenzie
* Gestione operatori
* Collegamento personalizzabile con Word Processor, browser ed altri prodotti per Microsoft Windows®
* Live Update per aggiornamenti automatici

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